1. Mở rộng thẩm quyền chứng thực cho UBND cấp xã
Nghị định 280/2025/NĐ-CP đã sửa đổi Điều 5 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP, tăng cường đáng kể thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã (UBND cấp xã), giúp người dân có thể thực hiện nhiều thủ tục ngay tại địa phương mà không phụ thuộc vào nơi cư trú.
Các thẩm quyền chứng thực được mở rộng bao gồm:
- Chứng thực bản sao từ bản chính: UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính của giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam, cơ quan nước ngoài, hoặc cơ quan Việt Nam liên kết với cơ quan nước ngoài cấp hoặc công nhận.
- Chứng thực chữ ký: UBND cấp xã được trao thẩm quyền chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản thông thường và cả chứng thực chữ ký người dịch (dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt và ngược lại).
- Chứng thực giao dịch tài sản: Đây là thay đổi lớn, UBND cấp xã được bổ sung thẩm quyền chứng thực giao dịch liên quan đến tài sản là động sản.
- Chứng thực các văn bản về thừa kế: Thẩm quyền chứng thực các văn bản pháp lý quan trọng như di chúc, văn bản từ chối di sản, và văn bản phân chia di sản là tài sản cũng thuộc phạm vi của UBND cấp xã.
Đáng chú ý, việc chứng thực đối với các loại giấy tờ và giao dịch này không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu.
2. Số hóa thủ tục và đa dạng hóa phương thức nộp hồ sơ
Nhằm cải tiến quy trình hành chính, Nghị định 280 thúc đẩy mạnh mẽ quá trình số hóa và cung cấp dịch vụ công trực tuyến.
- Thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc (Điều 17): Người yêu cầu có thể lựa chọn nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền, qua dịch vụ bưu chính, hoặc nộp hồ sơ điện tử (trong trường hợp được phép).
- Thủ tục chứng thực giao dịch, sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ giao dịch, sửa lỗi sai (Điều 38, 39): Các thủ tục này có thể được thực hiện thông qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến trên môi trường điện tử.
3. Linh hoạt trong chứng minh nhân thân và tài liệu điện tử
Nghị định mới đã đồng bộ hóa với tiến trình chuyển đổi số quốc gia bằng cách cho phép sử dụng các hình thức nhận dạng mới:
- Sử dụng giấy tờ tùy thân điện tử: Người yêu cầu chứng thực có thể xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực giấy tờ tùy thân bằng Căn cước điện tử (hoặc Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng nhận căn cước, Hộ chiếu giấy tờ xuất nhập cảnh, giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế).
- Sử dụng tài liệu từ VNeID: Trong trường hợp nộp, xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực giấy tờ, tài liệu được trích xuất hợp pháp từ VNeID, người yêu cầu phải chịu trách nhiệm về việc khai thác thông tin.
4. Cập nhật mẫu lời chứng, sổ chứng thực và bãi bỏ quy định liên quan
Nghị định 280/2025/NĐ-CP đã thay thế toàn bộ Phụ lục mẫu lời chứng và mẫu sổ chứng thực kèm theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
- Các mẫu mới được bổ sung để áp dụng cho việc thực hiện tại Trung tâm Phục vụ hành chính công.
- Nội dung các cụm từ liên quan đến giấy tờ tùy thân cũng được cập nhật để bao gồm các loại giấy tờ nhận dạng mới như Căn cước điện tử và Giấy chứng nhận căn cước.
Ngoài ra, nhằm sắp xếp lại hệ thống pháp luật một cách nhất quán, Nghị định 280/2025/NĐ-CP cũng bãi bỏ các quy định liên quan tại các Điều 13, 14, 15, 16, 17 và 24 của Nghị định 07/2025/NĐ-CP.
Nghị định 280/2025/NĐ-CP là một bước tiến mang tính đột phá trong lĩnh vực chứng thực, vừa phân cấp mạnh mẽ thẩm quyền cho UBND cấp xã (bao gồm động sản, di chúc, và văn bản từ chối di sản), vừa số hóa thủ tục hành chính. Những thay đổi này được kỳ vọng sẽ tạo thuận lợi tối đa, tiết kiệm thời gian và chi phí cho người dân, doanh nghiệp khi thực hiện các thủ tục chứng thực.